リモートワークへの対応は、従来の業務プロセスを見直して効率化する好機だともいわれている。生産性の向上が重視される現在、紙文書に依存する作業の多い人事部門は、どう変わっていくべきなのか。「CHO Summit 2021 Spring」(2021年4月27~28日にオンライン開催)で、SmartHRの副島智子氏に話を聞いた。聞き手は、日経BP総合研究所 コンサルティングユニット長 Human Capital Online発行人の小林暢子が務めた。(取材・文=坂下 明子、撮影=川田 雅宏)
SmartHR 執行役員・SmartHR 人事労務研究所 所長 副島 智子 氏

オンライン完結の環境づくりが生産性向上の鍵に

――リモートワーク環境において生産性を向上させるために人事部門には今、どのようなことが期待されているのか。

副島智子氏(以下、副島):この1年で働き方の価値観が一気に変化した。こうした状況では、従業員が求めるものをきちんと把握できているか否かが、生産性を大きく左右する。従業員の気持ちと相反した制度をつくってしまうと生産性は上がらないからだ。もう一つ重要なことは、人事部門の従業員が生産性の向上に向けた施策を考える時間を生み出すこと。そのためには、日常的なオペレーションに必要な作業を最小限にとどめる必要がある。

――確かに、人事部門には紙を扱う手作業や表計算ソフトの作業が多く、人海戦術で乗り切っている側面がある。ここから脱却するには何が求められるのか。

副島:今後は緊急事態宣言のような行動制限が出ても、業務を止めないですむような体制をつくならければならない。そのためには可能な限り、作業をオンラインで完結させられる環境が必要になるだろう。これを実現するためのツールの導入コストを惜しみ、従来の「マンパワーで乗り切る」状況が今後も続くようでは、従業員は会社に対して不安を抱くことになる。最悪の場合、離職にもつながりかねない。今回のコロナ禍では、従業員の生命に関わるようなリスクもある。会社が社会の変化に対応していく姿を従業員に示すことは、生産性の向上にも寄与すると考えてほしい。

単一のプラットフォームで人事データの収集・管理・活用が可能

――生産性を向上させるためには、デジタル技術を活用することが必須な時代になったといえるのかもしれない。御社が提供するクラウド人事労務ソフト「SmartHR」は、どういう点で生産性の向上に寄与するのか。

副島:入社に始まり、引っ越しや転勤など様々なライフイベントを経て退職するまで、従業員はイベントの都度、書類に情報を記入して会社に提出する。人事部でも書類が提出される度にデータを入力・更新する作業が発生する。これらの作業が毎日のように発生しているといっても過言ではない。

 こうして作成したデータを使って、人事部が社会保険の加入手続きなどを行うわけだが、ここでも所定の書類に手書きで情報を記入するという作業が発生する。データの「入り口」と「出口」が結び付いていないことが、作業を増やす要因となっている。こうした状況では、どれが最新データなのかが分からなくなるという問題も生じてくる。  SmartHRは、そうした課題を解決するツールで、単一のプラットフォームで人事データの収集・管理・活用を行える点が大きな強みだ。人事部の生産性を向上させるだけではなく、従業員にとっても記入や提出、押印などの手間を省けるというメリットがある。

――SmartHRを導入して生産性を向上させた企業の具体例を教えてほしい。

副島:従業員が約600人の食品メーカーでは、提出書類のチェックや差し戻しで30時間ほどかかっていた年末調整業務を、SmartHR導入後には5時間弱に短縮できた。これに加え、給与明細をペーパーレス化したことで、印刷の必要がなくなったとともに2日かかっていた配布作業をなくすことができた。

 契約社員など有期雇用労働者の多い企業では定期的に契約更新の業務が生じるが、これをオンラインで完結できるようになる。これまで半年に一度、1人30分×150人で合計75時間かかっていた更新手続きの対応時間がゼロになったIT系企業もある。

――多くの会社が成果を上げている。導入後にツールをスムーズに業務にビルトインするポイントは?

副島:ツールの導入自体を目的とするのではなく、事前に会社が何に困っていて、何に時間がかかっているのかという課題を抽出・特定しておくことが重要だ。そこが明確になれば、自分の会社にはどのような機能が必要なのかが明らかになり、ツールの選択や導入がスムーズに進むようになる。