私はTo、Cc、Bccの機能的な説明をし、まとめとして具体的に実感できる例を説明した。

「仕事のメールでは、Toで来た内容には自分が対応する必要があります。Ccで来たメールは、内容を読んでおけば、その時は対応する必要ないものが多いです。こちらがメールを出すときには、相手にどの程度対応を求めるのかを考えて、ToとCcを使い分けると良いでしょう。CcとBccの使い分けについては、例えば皆さんの友達が"メールアドレスが変わりました"という内容を、アドレス帳の全員をCcに入れてメールしたとします。あなたがメールを受け取った時に、知らない人のメールアドレスが入っている可能性がありますね。これでは、自分のメールアドレスも知らない人に分かってしまうということになります。それは嫌ですよね。こういう時はBccを使うことで、避けることができます」

 それから、例と同じような状況を設定して、To、Cc、Bccを選択させる問題で練習を行った。使い分けに混乱している人もいたが、1問ずつ答え合わせをし、解説をしていくうちに理解してもらえたようだった。

実際のメール文例を用いて分かりやすく解説

 ここまでは順調に進んでいる。昨日、永塚さんに注意された受講者中心という部分も、悪くないと思う。

「では次のページを開いてください。これは、私が内定中の皆さんに送った事前課題の提出依頼メールです。このメールを例にしながら、件名と本文の書き方について説明します」

 件名の重要性やどう書くべきかと、本文の一般的な構成について、実際のメールを分解しながら説明を行う。

「ここまでのところで、ビジネスメールの決まりについて大体理解できたと思います。では、実際にいくつかの状況を設定したので、メールを書く練習をしましょう」

 用意してある状況は3種類。配属してすぐ書いたeメールにどんなものがあったか、同期にヒアリングして考えたリアリティのある設定だ。

「1問目は会議で作成した議事録を参加者に送るという状況です。テキストをよく読んで、各自メールを書いてみてください。今日はまだパソコンがないので、テキストの記入欄に手書きでお願いします。時間は5分くらい。後でグループでどんなメールを書いたのか共有してもらうので、なるべく綺麗な字で書いてください」

 私は指示を出して、タイマーを5分にセットした。私自身、今ならこういうメールは5分もかからないで書けるけれど、配属したてのころはずいぶん時間がかかったように思う。皆の様子を見て、もし時間が足りないようなら延長するつもりでいる。