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Re-Innovate Japan プロセス・コミュニケーション改革セミナーレポート

「Re-Innovate Japan」フォーラム第二回は、2020年12月22日オンライン開催「プロセス・コミュニケーション改革セミナー」。今回のウェビナーでは4つのセッションが行われ、中小企業がデジタル変革を行う秘訣、リモートワークでモチベーションを向上させる方法、ノーコード開発で新しい働き方に即座に対応する方法、Microsoft 365 の利便性を損なわずにセキュリティを高める方法などが解説されていった。

中堅中小企業の変革の一歩をデジタルの力で

日本マイクロソフト株式会社
パートナー事業部
ISVビジネス統括本部
統括本部長
野中 智史 氏

「中堅中小企業のデジタル変革について話していきたい」という野中氏は初めに、マイクロソフト CEO サティア・ナデラ氏の2020年の発言、「この2か月で、2年分のデジタル変革が起きた」を引用。リモートワークなどを実現するための Microsoft Teams や Windows Virtual Desktop を利用するユーザーが飛躍的に増え、デジタル変革が加速していることを示す。

コロナ禍の終息以後もリモートワーク需要はなくならず、未来の働き方は、対面型とリモート型が混在したハイブリッド型になる可能性が高いとした野中氏。一方高齢化による生産年齢人口の減少や、低い労働生産性といった課題を抱えている日本では、これらの課題に対してもデジタルを使って対応していく必要がある。中小企業においても今は多くの企業がリモートワークを取り入れている。一時的でない、恒久的なデジタル変革を進めていくことが重要だ。

コロナ禍を契機に働き方はいつでもどこでも柔軟に働ける組織環境づくりへと変わってきている。これら変化に追随するためにはITツールを導入するだけでなく、業務規定や就業ルール、評価規定などを整備する必要がある。同時に対面コミュニケーション、セキュリティリスク、紙ベースの業務フロー、デバイスやネットワークの整備といった課題も解決する必要がある。

「特にコミュニケーションの課題に対しては、Web会議やチャット、通話を柔軟にコラボレーションし、SNS感覚で気軽なコミュニケーションを行い、Web会議の臨場感を上げ、共同編集や会話履歴を共有していく必要があります。また、リモートワークによる働き手への心の健康への影響も考え、MyAnalytics で健康と生産性に対するインサイトを分析したり、バリエーション豊富なTogetherモードや背景を使ってビデオ会議疲れを予防するなど、Teams の様々な機能を活用することも有効な手段です」(野中氏)

全社員フルリモートでも働くモチベーションはあがる!
PHONE APPLIが実践した企業秘密を大公開!

株式会社PHONE APPLI
ビジネスデザイン部・部長
川嶋 庸介 氏

川嶋氏はコロナ禍の中で全社員をフルリモート環境に置きながら、モチベーション向上に成功した事例を紹介する。これを実現するために、PHONE APPLIでは他社にも協力を得、何度もサーベイや対話を繰り返していったという。「その結果、自宅の環境、コミュニケーション、評価基準などの多種多様な課題が浮き彫りになりました。時系列や状況によって変化する従業員の課題を解決していかなければ、モチベーションは上がっていかない」と川嶋氏は説明する。

川嶋氏はこれらの課題を「基本的環境の整備」、「ワークプレイスのクオリティ」、「人とのリレーション」、「仲間からの承認」、「ゴールの達成」の5段階のレイヤーに分け、レイヤーごとにルール(制度)、ツール(IT)、プレイス(場所)に向けた対策を実施していったという。

協力を仰ごうとしても情報を集めることが難しいといった課題に対しては、「PHONE APPLI PEOPLE」や「PHONE APPLI PLACE」などのツールを使い、協力を仰ぐ人の所在を確認したり、連絡を取れるようにしている。またコミュニケーション課題に対しては、「PHONE APPLI VISION」というツールを使用。オンラインで毎週30分上司と部下が必ず1on1ミーティングを行い、発話量の分析やコーチングによって円滑なコミュニケーションを行えるようにした。評価の課題に対しては、「PHONE APPLI VISION」で目標に一貫性を持たせて基準も含めてオープンにし、納得感と結果を意識できるようにしていくことで目標達成を目指すようにし、やる気に関する課題に対しては、「PHONE APPLI THANKS」で感謝を送り合う文化を醸成している。

PHONE APPLIでは、2020年3月26日に全社員強制テレワークを開始し、毎日30分の雑談、オンライン飲み会費用の補助、自宅労働環境の補助、ネットワーク手当などのルールを決めていった。またオフィスの混雑状況を可視化、三密や二次/三次感染を防ぐ追跡システムをつくり、安心して出社できる環境をつくっている。「モチベーションを高めるためには、仲間とつながれる仕組みを作り、1on1ミーティングを行い、つながりと透明性のある目標と結果を意識し、感謝をしっかりと伝えることが重要です」。そう川嶋氏は説明した。

ノーコード開発で実現する、
新しい時代の環境づくり

株式会社ピーエスシー
Coo Kai プロダクト
スペシャリスト
金原 敬 氏

金原氏は「ノーコード開発で実現する新しい時代の環境づくり」というテーマで、Microsoft 365 のアドオンとして利用できるCoo Kaiの活用法を解説する。

2020年は労働環境に大きな変化が生まれたが、多くの場合準備時間がない中で必要なタイミングで即座に環境を構築する必要があった。これらの課題に対しピーエスシーでは、コードを書かなくても簡単に環境を構築できる Microsoft Power Apps や Microsoft Power Automate を使って対応。「出勤前の社員の体温の把握」、「出社状況の把握」、「受付の無人化」、「テレワークでの情報共有」、「誰が何をしているかの把握」といった5つの課題を解決していったという。

「体温の把握に加え、社員の出勤場所や濃厚接触者の有無を把握したいと考えました」(金原氏)。ピーエスシーでは Microsoft Forms で社員が検温報告するフォームを作り、各社員の検温結果を Power Automate で表に変換。そこへ出勤場所や濃厚接触者の情報も加え、管理者にメール通知する仕組みを作っている。また「Coo Kai Team Build」で Teams 上のグループを作り、Teams と連携して各グループのサマリ状況を確認できるようにしている。

「出社状況の把握」でも、出社申請を行うフォームを Forms で作って Teams で上長に通知するよう設定。Power Automate のアダプティブカードを使って上長がチャット上ですぐに承認/却下をボタンでクリックできるようにし、Excel Online で出社状況のサマリを作成してPower Automateのサマリを送信する仕組みで経営層に通知が行くようになっている。

「受付の無人化」では、受付に置いたタブレットで社員を Teams から呼び出す仕組みを Power Apps を使って1日で実装。情報共有の課題は、Teams でコミュニケーションや共有を行い、「Coo Kai BBS」を使った掲示板も活用している。

誰が何をしているかを把握して業務負荷の集中を避け、プロジェクトの進捗を把握したいという課題に対しては、Teams に Microsoft Power BI を埋め込んで稼働集計などを表示させ、「Coo Kai Calendar」も組み合わせて予定などを確認できるようにしていると金原氏は説明した。

Microsoft 365 情報漏洩対策の
ベスト プラクティス

AvePoint Japan株式会社
プロダクト マーケティング マネージャー/Microsoft MVP
中村 太一 氏

Microsoft Teams はビジネスコラボレーションハブとして、様々な機能が追加され続けている。情報やファイルの共有が簡単にできて便利な一方、気になるのはアクセス権の確認方法や情報漏洩の対策だ。基本的には Teams メンバーのアクセス権と、その裏側にある SharePoint のチームサイトのアクセス権は連動して同じだ。しかし「注意しなければならないのは、 SharePoint 側でアクセス権の変更もできることです」(中村氏)。また Teams のチャットにファイルを添付すると OneDrive にそれが保存されるが、これにも留意しなくてはならない。「OneDrive ではファイルのURLリンクを使った共有やグループごとの共有を設定できますが、誰にURLリンクを教えたのか、グループに誰がいるのかの確認ができないのです」。

Teamsのメンバーではなくても添付ファイルの保存先である SharePoint 側の設定によりファイルにアクセスできるシャドウユーザーが生まれる原因は、多様な共有方法が提供されて、ユーザーが楽な方法で共有しようとすることだ。しかしリスクを気にしすぎて Microsoft 365 の利便性を損なったり、シャドウITなどが増えて管理が困難になったりするのはできるだけ避けたい。

Microsoft 365の標準機能でもアクセス権を確認は可能だが、情報漏えいを判断するには文書に機密情報が含まれているか、文書にアクセスしたのは誰かといった情報も必要となる。「AvePoint Policies & Insight For Microsoft 365(PI) では、Microsoft 365 の標準機能である権限レポート、監査レポート、DLPレポートの情報から、誰がどの期間に何回機密情報にアクセスしているかを明確にできます」と中村氏は解説する。これにより例えば、機密情報にアクセスしている外部ユーザーをブロックし、そのユーザーにアクセスを許可した社内ユーザーにその理由を通知することが可能となる。

「PIでリスクを文脈によって監視・分析し、適切な優先度でインシデントに即座に対応することが可能になります。さらに、対応を継続するためにポリシーを適用して自動化することで、負荷軽減も実現できます。またインシデント対応やポリシー適用などの施策の効果測定も実施可能。ステークホルダーに対しての証明もできます」と最後に中村氏は話した。

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