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Re-Innovate Japan ハンコ・紙文化からの脱却セミナーレポート

新常態を見据えてパートナーとともに日本を創造し直す「Re-Innovate Japan」フォーラム。2021年1月29日には「ハンコ・紙文化からの脱却セミナー」をオンラインで開催した。ハンコ文化の廃絶が時代の流れとなっている中、デジタル化をどのように行うか、その先のDXをいかに進めていくかなどについて、講演が行われた。

中堅中小企業の変革の一歩をデジタルの力で

日本マイクロソフト株式会社
パートナー事業本部 ISVビジネス統括本部
統括本部長
野中 智史 氏

冒頭で野中氏は世界中でデジタル変革が加速し、リモートワークなどを実現するための Microsoft Teams や Windows Virtual Desktop を利用するユーザーが飛躍的に増えていることを示す。

コロナ禍が収まったとしてもリモートワーク需要はなくならず、未来の働き方は対面型とリモート型が混在したハイブリッド型になる可能性が高いとした野中氏。中小企業においても、2020年4月の緊急事態宣言以降、多くの企業がリモートワークを取り入れているが、今後も恒久的に続けてデジタルによる変革を進めていくことが重要だ。

場所を問わず柔軟に働ける組織環境づくりにはITツールを導入するだけでなく、業務規定や就業ルール、評価規定などを整備する必要がある。またリモートワークを導入・拡大するためには、対面でのコミュニケーション、セキュリティリスク、紙ベースの業務フロー、デバイスやネットワークの整備といった課題も解決する必要がある。

この中で紙ベースの業務フローでは、申請や決済が紙、業務の実態や成果が見えにくい、プロセスの属人化、問い合わせ対応が電話・メールといった課題があり、電子化や業務データからのインサイト、プロセスの自動化、AIチャットボットの活用などのデジタル化によって解決していく必要がある。「今後、以前の働き方に戻すのではなく、ニューノーマル時代の業務効率化やコミュニケーション活性化を目指す必要があります」(野中氏)。マイクロソフトでは、それらを支援するクラウドソリューションを提供している。

AI・IoTを活用した デジタルトランスフォーメーション実践事例
~2025年の崖を超えて~

富士通株式会社
グローバルマーケティング本部
荘司 崇 氏

経済産業省では、2018年のDX(デジタルトランスフォーメーション)レポートで「2025年の崖」という言葉を使い、DXを推進せずにレガシーシステムを使い続けた場合、2025年には年間最大で約12兆円の経済損失となると警鐘を鳴らしている。また労働人口が減少し続けている中では、効率化を行って新たなビジネスを生み出せるDXの推進が非常に重要となる。

荘司氏は続いて、AIやIoTを活用した事例を紹介。コロナ禍で多くの人がマスクを着けているが、AIを使ってマスク着用中でも顔認証を行えるような技術も出てきている。また、店舗用の監視カメラにAIを活用することで、万引きなどの不審な行動を検知してリアルタイムで警告するシステムも生まれている。「AIを使った需要予測では、店舗の客数予測にAIを活用しました。人の予測では誤差率が9.3%あったのが、AIでは4.7%。制度が2倍になりました」(荘司氏)。

Mixed Reality(複合現実)を実現する Microsoft HoloLens 2 を使った事例では、飛行機を整備するときに大量の紙のマニュアルを使用しなくても、また熟練者でなくてもハンズフリーで容易に作業を行うことができるようになる。建設業や医療業界などでも、HoloLens 2 が活用されてきている。

事務作業(反復作業)を効率化する場合は、RPAが有効だ。RPAを活用することで、例えば残業時間の多い従業員に注意喚起のメールを送る手間を自動化するなど、多くの手間を省けるようになる。

DXの実現に悩んでいる企業に向けて、富士通では無償でワークショップを開催(現在はオンラインのみ)し、デザイン思考の実現を支援。また「デジタル革新利用シーンレベル全集」を無償で提供し、各業界や各フェーズでデジタル化で何が実現されるか、分かりやすく説明している。

「脱はんこ」のその先へ!
ワークフローデジタル化のメリットとは

株式会社エイトレッド
営業部
課長
鬼頭 英二郎 氏

エイトレッドでは、ワークフローの必要性や重要性を伝えるために「ワークフロー総研」というオウンドメディアを開設している。

河野行革担当大臣が押印廃止を発表し、行政や民間でハンコに対する意識が変化してきている。また東京都のアンケート調査では、テレワーク定着・拡大に必要なこととして、80%以上が「ペーパーレスやハンコレスなどの決済の社内手続き簡素化」と答えている。脱ハンコを阻む壁には、文化や慣例などさまざまなものがあり、これらを一から変えることは難しい。文化や慣例を活かしたまま、ワークフローデジタル化を行っていくことが重要だ。またワークフローシステムを導入したとしても、操作性や機能性などに課題があると感じている企業も多い。

清水建設では膨大な紙処理と複数のワークフローがあり、運用の負荷が課題となっていたが、ワークフローシステムを導入することで30箱書類保管用の段ボール箱を削減してペーパーレス化を実現し、月1,200時間減の業務効率化を実現している。「この事例では、直感的で分かりやすい申請フォームとすることで、エンドユーザーからの問い合わせがゼロとなったこともポイントでした」(鬼頭氏)。

ワークフローデジタル化のメリットは、電子契約やRPAなどのさまざまなシステムとの連携が可能となり、自動化や生産性向上などが行えることだ。エイトレッドでは、利用規模やニーズに合わせてX-pointやAgileWorksなどの製品を提供している。一般的なワークフロー製品は、起案・承認・決裁を支援するものが多いが、「エイトレッドの製品は、社内の意思決定全般の業務を連携させて効率化することが特長です」(鬼頭氏)。紙で利用中のフォーマットをそのまま活用することで利用者が使いやすく、マウス操作だけで簡単に設定・運用が可能だ。中小から大企業まで業種業態を問わずに3000社以上の導入実績があることも特筆すべき点だ。

STOP、紙とハンコ!
- その複雑な業務、今こそデジタル化 –

株式会社ドリーム・アーツ
執行役員
協創パートナー推進本部・本部長
増本 大介 氏

増本氏は、ドリーム・アーツが提供する大企業の業務デジタル化クラウドであるSmartDBを紹介。SmartDBは膨大な量のExcel業務、紙とハンコによって限定された働き方、利用システムの部分最適といった課題や、IT人材不足の課題を解決できる製品だ。業務をデジタル化するアプリケーションを誰でも簡単に作れ、「デジタルの民主化」を実現する。「業務部門自らで簡単に業務をデジタル化できます。複雑な業務フローにも柔軟に対応し、ピュアクラウドで他のシステムとの連携も容易であることが特長です」(増本氏)。

SmartDBを導入することによって、日本特殊陶業ではプログラミング未経験の2人の人事部門の社員が、わずか3カ月でSAPのフロント業務である人事申請の20業務をデジタル化に成功。またコクヨでは、SmartDBによって200名の社員が業務開発を行えるようになり、2000業務のデジタル化に成功している。

大企業の複雑な業務フローもSmartDBはデジタル化できる。例えば金融業のシステム開発のプロジェクト管理が挙げられる。現場業務のそれぞれをデジタル化するだけでなく、業務同士を連携させて全体工程を俯瞰的に見られるようにすることで、質の高い業務オペレーションを実現可能となる。

またAPIやWebhookを利用することで、業務に関わるあらゆるシステムとの連携も行え、Microsoft Teams や SharePoint、Amazon Business、CloudSignなどの多くのクラウドサービスやSaaSと連携することも可能だ。

特定の業務だけの部分的なデジタル化では、業務データが散在し、システム部と業務部門の協業を分断してしまう。「SmartDBは全社的な業務デジタル化を行い、業務部門がチーム業務のデジタル化を進め、システム部門は全社業務や部門横断的な業務をデジタル化することで、協創を通したDXを実現することが可能です」(増本氏)。

事例から学ぶペーパーレスの課題と解決策

日本ビジネスシステムズ株式会社
コーポレート戦略本部
戦略企画部
部長
中村 智之 氏

日本ビジネスシステムズ(JBS)では、ニューノーマルを支える3つの柱を、制度、カルチャー、ITシステムと定め、フルリモートワークや在宅勤務などの社内向け施策やコミュニケーション活性化の取り組みを行ってきた。ITシステムに対しては、顧客や取引先に向けて、電子契約書サイン対応、請求書クラウド化、Microsoft Teams へのゲスト招待、オンラインセミナーなどに取り組んできた。

電子契約書については、Adobe Signと Microsoft 365 でペーパーレス化を実現。電子契約の契約手続きから保管・管理までの業務プロセスは、Adobe Signだけでもデジタル化できるが、Microsoft 365 と組み合わせることによって、社内承認取得で既存のソリューションとAdobe UIの電子署名を連携できる。さらに保管場所を SharePoint にすると指定したフォルダに仕分けして自動保管が行え、詳細項目を検索できるようになるなど、より便利に使えるようになるという。

電子契約には、証跡保管型で広範囲な文書に適用できる電子サインと、より高い法的有効性を求められる文書に適用する電子署名の2つがあり、Adobe Signはその両方に対応している。また、同一テンプレートを一括送信できる一斉サイン依頼機能や改ざんをチェックできる署名完了ドキュメント、作業証跡・監査レポートなどの便利な機能も持っている。JBS社内では、Adobe Signで署名済みの文書を、Microsoft 365 の Power Automate を使って Teams に通知し、 SharePoint Online に保管している。また、今後は SharePoint と法務が使っているサービスの契約情報を連携させることも予定されているという。「これにより、捺印プロセスを自動化し、自動格納される指定したフォルダで一元管理でき、詳細な検索機能で簡単に必要な文書を見つけられるようになります」(中村氏)。また使い慣れた SharePoint や Office で確認することができることもメリットの1つだ。最短10日で環境を構築でき、システムのトライアルを行えるサービスも提供されている。

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