違和感の少ないインターフェイスで業務のデジタル化を支援 意思決定を高速化し、収益力とコンプライアンスを同時に高める

中堅中小企業のデジタルトランスフォーメーション(DX)が遅れている。聞きなれない用語、理解しにくい概念、投資対効果の分かりにくさが見えない壁となり、最初の1歩が踏み出せない。リモートワークに欠かせない業務のデジタル化は企業に何をもたらすのか。導入のポイントは何か。今回の本フォーラムSpecialコンテンツのキーワードは「デジタル稟議」。企業のDXを支援するエイトレッド 代表取締役社長の岡本康広氏に、日経BP総合研究所の大和田尚孝が聞いた。

イメージを明確に伝達する
「デジタル稟議」という言葉

大和田:中堅・中小企業において、DXへの理解や取り組みが遅れていると言われています。何が障害になっているのでしょうか。

大和田 尚孝

株式会社エイトレッド
代表取締役社長
岡本 康広 氏

岡本:様々あると思いますが、大きな要因に言葉の壁があると考えます。クラウドやSaaSといった言葉をいきなり聞いても何のことか分からず、つまずいてしまう方が少なくありません。またDXの効果も抽象的な説明ばかりで、よく分からないというご意見をよくいただきます。

これには、私たちも反省しています。そこで、一部の方には若干分かりにくい「ワークフロー」という言葉に加えて、潜在顧客向けに「デジタル稟議」というプロモーションワードを考案しました。稟議という言葉は、何かを申請して決裁することの業務として広く知れ渡っています。ワークフローのDXをひと言でいえば「稟議をデジタル化することです」と。イメージしやすい言葉で理解を広げていきたいと思います。今のところ反応は上々です。

エイトレッドはシステム検討層を”ワークフロー”、ワークフロー潜在層を”デジタル稟議”と定義。これまで潜在層であった領域にも“デジタル稟議”をキーワードに積極的に訴求活動を行っていくという

大和田 尚孝

日経BP総合研究所
イノベーションICTラボ 上席研究員
大和田 尚孝

大和田:ワークフロー(デジタル稟議)の導入がもたらす主な効果を教えてください。

岡本:ワークフロー(デジタル稟議)とは、各種稟議書や経費精算、有給申請などの社内申請書を紙からデジタルに変えることです。それにより、脱ハンコを実現してリモートワークでも容易に業務を続けることができます。紙なら紙代や印刷代、配送費、保管場所などが必要ですが、そうしたコストも削減できます。申請から決裁までの時間が短縮し、簡易性も高まります。

また、紙の申請用紙では必須事項の記入漏れが起きやすいですが、電子化すればアラートを出して記入漏れを防止できます。バックオフィスのオペレーションが正確かつ高速化し、意思決定も早まります。これは企業の生産性向上につながります。

いつ誰が何をどう判断して承認されたのか、あらゆるプロセスがシステム上で透明化されるため、コンプライアンスや不正防止にも役立ちます。ワークフローは仕事の流れそのものですから、カバー範囲は広い。そのすべてにおいてこうした成果が現れるのですから、導入効果は非常に高いといえるでしょう。

紙と同じ使い勝手で違和感なくデジタルへ移行

大和田:御社のサービス「X-point Cloud」の特徴を教えてください。

岡本:最大の特徴は、標準機能の豊富さです。サービス開始から約18年にわたって製品をブラッシュアップしてきました。多数のユーザーの要望を反映し、日本企業が必要とするほとんどの機能を実装している自負があります。

それでも最近は同種のベンダーが増え、差別化が難しくなっています。その中で当社の優位性といえば、申請書の仕様を紙と同じデザインとフォームで入力できること。いま使っている紙のフォームをそのままWebに展開し、同じ感覚で入力できますから、誰でも違和感なくワークフローに移行できます。

紙の申請書と同じインターフェイスのままWeb上の入力フォームを構築。誰でも違和感なくワークフローへ移行できる

他社のサービスにはHTMLで作られたアンケートフォームのようなインターフェイスが多いです。使い勝手が変わることに違和感を覚えるユーザーは少なくないでしょう。

大和田:機能面の特徴はいかがでしょうか。

岡本:ワークフローは企業文化の1つともいえるほど、企業ごとに異なります。通常は申請者から課長、部長、本部長、役員という形で順に稟議が進む場合でも、案件によってルートが急に変わることがよくある。

例えば、特定の条件による分岐や金額のしきい値による分岐、複数部署による並行承認など、ルートの種類は多種多様で、欧米には見られない日本特有のスタイルもあります。「X-point Cloud」は18年の歴史の中で多くのお客様に磨かれ、大抵のご要望にお応えできる機能を備えてきました。

また、カスタマイズもプログラミングなしで可能です。1ユーザーあたり月額500円で始められる手軽さも特徴の1つです。

意思決定の高速化で
収益力の向上に大きな効果

大和田:「X-point Cloud」が特にマッチしやすい企業はありますか。

岡本:あらゆる規模と業種の企業にお使いいただいていますが、今回あえて“デジタル稟議”の観点でいうなら、導入がよく検討される4つの企業成長ステージがあると思っています。1つ目は株式公開(IPO)に向けて内部統制を強化したい企業、2つ目はスタートアップで組織化を急いでいる企業、3つ目は経営者が代替わりしてDXを推進しようとしている企業、そして4つ目はM&Aや事業継承に向けて経営の透明化を図ろうとしている企業です。

「DXは単なるデジタル化ではなく、事業経営の抜本的な改善ととらえてほしい」。岡本氏は力強く語る。

大和田:今後追加する計画の機能はありますか。

岡本:「X-point Cloud」は今年4月に約10年ぶりのメジャーアップデートを実施します。スマートフォン向けのアプリをリリースし、APIの提供も開始します。テーマはリモートワークへの対応強化です。

DXは単なるデジタル化ではありません。売上向上と原価低減の両方に効く、事業経営の抜本的な改善です。そういう観点でDXをとらえていただけば、DXを生かして業績を上げていこうという発想に変わります。私たちはさらに実効性の高いツールを提供し、企業のDXに貢献していきます。

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株式会社エイトレッド

https://www.atled.jp/xpoint_cloud/