新型コロナウイルスの感染者が国内でも急増。テレワークや在宅勤務を指示する企業が増えてきた。教育現場でも、卒業式・入学式の縮小や中止が相次ぎ、新学期のスタートもままならない状況だ。

 「同僚や取引先との打ち合わせができない」「電話じゃ表情がわからないし、複数人での会議はできない」──。このような事態を受け、にわかに脚光を浴びているのがテレビ会議(ビデオ会議)システム。といっても、専用の機器を使った大げさなものを想像する必要はない。現在のテレビ会議システムは、インターネット上のサービスとして提供されているものが主流。パソコンにウェブカメラとマイクがあれば、誰でも手軽に利用できるようになっている。最近のパソコンは標準でウェブカメラを装備するので、家庭からでもすぐにテレビ会議を開催したり参加したりできるのだ。

図1 マイクロソフトの「Teams(チームズ)」を使うと、簡単にテレビ会議を実施できる。無料版もあるので誰でも利用可能だ

 代表的なテレビ会議システムの1つが、マイクロソフトの「Teams(チームズ)」。「Office 365」にも含まれるので、すでに導入している企業や教育機関も少なくないだろう。テレビ会議だけでなく、ビジネスチャットやテレビ電話、ファイル共有など、チームでのコミュニケーションや共同作業をスムーズに実現するための機能を取り揃えている。

Teams無料版に登録、すぐに会議を開催できる

 Teamsには“無料版”が用意されている点にも注目だ。基本的なビデオ会議やテレビ電話の機能は無料ですぐに利用できる。カレンダーで会議予定や参加者を管理する機能などはないが、お互いに電話やメールで連絡を取り合ったうえで、日時を決めて会議を開催すれば、無料版でも十分なコミュニケーションが可能だ。

 ここでは、Teams無料版の導入からテレビ会議を開催するまでの“最短手順”を紹介しよう。初めての人でも、5分もあればテレビ会議やテレビ電話を使えるようになるだろう。

 なお、本記事は日経PC21 2020年5月号(2020年3月24日発売)に掲載した記事を基に再構成している。Teamsのウェブサイトやアプリの機能は随時アップデートされるので、手順が多少異なる場合もある。

■Teams無料版で会議を開始する流れ

 まずは、Teams無料版で会議を始めるまでの流れを確認しておこう(図2)。Teamsの利用にはMicrosoft(MS)アカウントが必要なので、メンバー全員が取得しておくこと。すでにアカウントを持っている人は、それを利用できる。

図2 Teamsでテレビ会議を始めるまでの流れ。最初はチームの作成とメンバーの登録が必要になる

 MSアカウントの準備ができたら、まず代表者がTeamsに登録してチームを作成し、そこにほかの人をメンバーとして招待しよう。全員がTeamsにサインインした状態であれば、誰かが「今すぐ会議」ボタンを押し、ほかの人が「参加」ボタンを押すだけでテレビ会議を開催できる。