テレワークやオンライン授業のニーズが高まっている今、多くの人の支持を集めているのが米ズームコミュニケーションズの「Zoomミーティング」だ。テレビ電話のような感覚で、インターネットを介して遠方にいる人とも顔を見ながら会話できる。この連載では、書籍「テレワーク実践ガイド 完全版」の中から、Zoomミーティングを使ったビデオ会議の始め方や利用時のコツを解説する。
前回はZoomのアカウントを取得して、スピーカーやマイクのテストをする手順までを解説した。今回は、実際にZoomでビデオ会議を実施する方法を解説しよう。
ビデオ会議を開始するには、まず主催者が先にアプリを起動し、事前に作成したアカウントでサインインする(図1)。アプリのホーム画面で「新規ミーティング」を選ぶと、ミーティングが音声のみで開始される(図2)。
ミーティングに人を呼ぶには、招待状を送る(図3)。招待状はメールやSNSで送ることができる。メールは、Zoom のアプリから直接メールアプリを開いて送れる。SNSで送る場合は、URLを一度クリップボードにコピーし、貼り付けて送ればよい。
URLの出力方法は「招待リンクをコピー」と「招待のコピー」の2種類あり、前者はURL のみ。パスワードは別途送る必要がある。後者はパスワードを含んでおり、URLを開くだけでミーティングに参加できる。セキュリティ面では前者のほうが安全だが、利便性は後者が勝る。社外の人が参加するなら前者を、親しい身内同士だけで会議するなら後者を使うなど、状況に応じて使い分けるとよいだろう(図4)。

図3 最初は音声のみのミーティングが開始される。ほかの人を招待するには、下部メニューにある参加者を開き(1)、「招待」を選ぶ(2)