テレワークやオンライン授業のニーズが高まっている今、多くの人の支持を集めているのが米ズームコミュニケーションズの「Zoomミーティング」だ。テレビ電話のような感覚で、インターネットを介して遠方にいる人とも顔を見ながら会話できる。この連載では、書籍「テレワーク実践ガイド 完全版」の中から、Zoomミーティングを使ったビデオ会議の始め方や利用時のコツを解説する。

 前回はZoomのアカウントを取得して、スピーカーやマイクのテストをする手順までを解説した。今回は、実際にZoomでビデオ会議を実施する方法を解説しよう。

 ビデオ会議を開始するには、まず主催者が先にアプリを起動し、事前に作成したアカウントでサインインする(図1)。アプリのホーム画面で「新規ミーティング」を選ぶと、ミーティングが音声のみで開始される(図2)。

ミーティングを開始し参加者を招待する
図1 ミーティングの主催者は、スタートメニューから「Zoom」にある「Start Zoom」でアプリを起動し「サインイン」を選ぶ(1)。あらかじめ作成したアカウントの情報を入力し、サインインする(2、3)
図2 アプリが起動するとホーム画面が表示されるので「新規ミーティング」を選ぶ(1)。2回目以降は前回利用したときの設定がそのまま残るため、ビデオが不要なときはメニューから「ビデオありで開始」のチェックを外す。次の画面で「コンピューターでオーディオに参加」を選ぶと ミーティングが始まる(2)

 ミーティングに人を呼ぶには、招待状を送る(図3)。招待状はメールやSNSで送ることができる。メールは、Zoom のアプリから直接メールアプリを開いて送れる。SNSで送る場合は、URLを一度クリップボードにコピーし、貼り付けて送ればよい。

 URLの出力方法は「招待リンクをコピー」と「招待のコピー」の2種類あり、前者はURL のみ。パスワードは別途送る必要がある。後者はパスワードを含んでおり、URLを開くだけでミーティングに参加できる。セキュリティ面では前者のほうが安全だが、利便性は後者が勝る。社外の人が参加するなら前者を、親しい身内同士だけで会議するなら後者を使うなど、状況に応じて使い分けるとよいだろう(図4)。

図3 最初は音声のみのミーティングが開始される。ほかの人を招待するには、下部メニューにある参加者を開き(1)、「招待」を選ぶ(2)
図4 招待方法を尋ねられるので「メール」を選択し、送信方法を選ぶとメールアプリが起動し、ミーティングに参加するために必要なURLやID/パスワードが記載された新規メールの入力画面に切り替わる。あとは宛先を記入してメールを送信すればよい。「招待リンクをコピー」は参加に必要なURLが、「招待のコピー」はURLとID/パスワードがクリップボードにコピーされるので、SNSなどで送るときはこちらを使う