あらかじめ、自分の保存領域内に共有フォルダーを作り、共有したいファイルを保存しておく。後は、作成したフォルダーに共有相手を招待すればよい(図9)。

 共有相手がOneDriveのソフトを導入していれば、図9右下のように同期フォルダー内に共有フォルダーを表示できる※。共有フォルダーの場合はフォルダーアイコン左下に、同期のマークに加えて共有アイコンが付く。

図9 まず管理者となる人が、エクスプローラー上で共有したいフォルダーを右クリック(左上)。現れたメニューの「……共有オプション」を実行する。Webブラウザーが起動し、ユーザーを招待というページが表示されたら、共有相手のMicrosoftアカウント(メールアドレス)を入力(右上)、アクセス権などを設定して「共有」ボタンをクリックする(左下)

 共有では「アクセス権」についても理解しておこう。共有ファイルに対して相手が「表示のみ可能」なのか「編集可能」なのかという違いだ。写真などを見てもらいたいだけなら表示のみ可能、文書ファイルなどで相手に修正やコメントなどを加えてほしいなら編集可能にしておく。共有設定時に設定するのが基本だが、後からの変更も可能だ(図10)。

●アクセス権や共有相手はきちんと管理
図10 共有相手のアクセス権を変更するときは、WebブラウザーでOneDriveのページを開き、共有フォルダーを選択して右上の「i」ボタンをクリック。右側にフォルダーのプロパティが開いたら、共有相手のアクセス権をクリック。次画面でプルダウンメニューからアクセス権を選択しよう。共有の停止もここから実行する
※共有相手のエクスプローラー上に追加できるのは、編集可能なフォルダーのみ。追加するには、Webブラウザーで開いたOneDriveの共有ページから、追加したいフォルダーを選択。上部メニューから「OneDriveへの追加」を実行する